カレンダードリブンの基本は、全てカレンダーに予定を入れておくということです。
よく、「○月○日 ○時○分～ 打合せ」と入れている人がいます。
でも、打合せの前に何かの準備が必要ならば、その準備にかかる時間もスケジュールとして登録しておくのです。
会議の資料を作る必要があるなら、その資料を作る時間もスケジュールとして登録しておきます。
会議で机のレイアウトが変わり、原状復帰作業が必要ならば、会議後の片付けもスケジュールに登録しておきます。
Googleカレンダーなどを利用する場合も、システムにそれらの時間も登録しておきます。
これは、以下の様な理由があります。
準備のスケジュールを予め登録していることで、漏れなく準備できる
もし、予め登録していないと、当日の感覚で準備をすることが増え、いつもならやっていたことも漏れていきます。
何をしなくてはならないかを、予め検討しているので省脳になりミスも減る
いつやるかがわかるだけでも、かなり省脳になります。
単純な作業ならば、事前に何をするか、リスト化したり、マニュアル化したりしておけば、さらに良いでしょう。
同僚からスケジュールが把握し易くなる。時間調整が楽になる
一番ダメなパターンが、Googleには入っていないけれど、ここにはこんな予定がありますという事です。
これが一番困ります。
予定が入力されていないのであれば、そこはフリーであるという前提でなければ、都度都度、電話やチャット、メールなどで「○月○日の○時～○時まで空いてませんか？」と聞いて回らなくてなりません。
相手が一人なら良いですが、複数名で仕事をする場合のスケジュール調整は非常に煩雑で、難しくなりますし、何よりも無駄です。
入力されていないところはフリーとした方が合理的なのです。
どんな場合も、全てのスケジュールを入れておきましょう
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