カレンダードリブンの基本は、全てスケジューリングするということです。
09:10に事務所出発
09:50にお客様のオフィスへ到着
10:00より、面談
11:00面談終了予定
このようなスケジュールを立てているような場合です。
この移動時間をGoogleカレンダーのようなスケジュール管理システムに登録せず、面談予定時刻だけを登録する人がいます。
これは、チームで仕事をしている場合に問題になることがあります。
面談予定の人は、システムに入力はしていないけれど、その前に移動するという予定が入っていることを知っています。
しかし、チームの他のメンバーは、登録されていない予定をどう過ごすのか、全く解りません。
「たぶん、電車で移動するのだろう」などと、予想することはありますが、確実ではありません。
場合によっては、面談は10:00～なので、その前の30分の時間をもらおう！と考えて、スケジュール登録してしまうことも有り得ます。
「そこは移動時間だから、時間ないんだよ」
「え！そうなんですね。でも、すでに5人の人が参加可能となっていて、ここから調整し直すのが厳しいのですが・・・」
こんなことも起こり得ます
カレンダードリブンの考え方で言えば、何も登録されていない時間は、フリーになっているという前提になるべきです。
そうしないと、他人とのスケジュール調整が難しく、無駄が増えます。
自分だけが知っているスケジュールが存在してはいけないのです。
ですから、上記のような例で言えば、次のような登録をします。
09:10～09:50「社用車002号車で移動 → ○○様」
10:00～11:00「○○様と打合せ」
11:00～11:40「社用車002号車で移動 → 帰社」
こう登録するだけで、自分も含めて他の人にも何をすべきかが明確になります。
そうすれば、たぶん○○でははないか？としなくてもよい想像をせずに済みますし、余計な調整、確認が不要となります。
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